「了解しました」が正しい？
最近、上司から何か頼まれた時の返事に「了解しました。」や「了解いたしました。」を使われている方をよく見かけます。しかし、これらは厳密に言うと間違っています。
というのも、本来は部下や同僚に使う言葉であって目上の人に対して使う言葉ではないのです。正しい使い方としては、「かしこまりました。」や「承知しました。」、「承りました。」が適切です。因みに、「承知致しました。」の場合は二重敬語になるので、「承知しました。」が正しい使い方と言えるでしょう。
確かに「了解しました。」なら色んな場面で使うことが出来るので、便利なことは事実ですが、目上の方に使う言葉としては不適切です。特に、取引先など外部での使用は厳禁なので注意しましょう。
とにかく手間をかけさせないこと
1.添付資料に注意
pdfファイルにExcel、Wordのデータを添付する時は、大きさなどは整えておきましょう。要は、上司がいつ印刷しても良い状態にしておく必要があります。すぐに欲しいデータなのに大きさが揃っていないとか、途切れてしまうようではいけません。
2.引用文を使用する
急に返事や返答から入ってしまうと、上司は何の件だったか前にさかのぼって探さないといけません。引用文を用いて、それに答えるような形にすると見やすくなります。
3.メールを見ていない時のフォロー
基本的に上司はメールの数が大変多いと思われます。ですので、もしも返事がない時などは電話で確認するようにしましょう。もしも大事な用件だった場合は、根本的にメールではなく電話で伝えるようにしましょう。
4.要件をはっきりと
内容がよく汲み取れないメールを書く人がたまにいます。しかし、要件をはっきりしておかないと読む方も疲れてきてしまいます。質問・報告・相談・通達など、一目見て理解出来るほど明確にしておきましょう。
5.長文になりそうな時の工夫
例えば質問や要件を絞らずに全て文章にしてしまうと、非常に読みにくくなってしまいます。そういう時は箇条書きにして、見た目にも分かりやすくなるような工夫をしておくことが大切です。
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