ビジネスメールはクッション言葉を入れると180度変わる!


社会人になると、メールのやり取りが増えますよね。それなのにビジネスメールを一体どう送れば良いのか分からないまま、使っている人も多いはずです。

今回はそんなビジネスメールに悩む人のために、の使い方についてご紹介していきます。あなたもクッション言葉の使い方をマスターすれば、取引先やお客様に好印象を残して、円滑に仕事を進められるようになりますよ!

クッション言葉とは?どんな効果があるの?

このクッション言葉を使えば、相手の気分を損ねることなく自分の印象をUPさせられるので、余計なトラブルや相手に不快に思われるようなメールを減らすことができます。クッション言葉を使って無機質で冷たい感じがしやすいメールも、丁寧でソフトに感じる文章に変換していきましょう。

しかし、一体どのような場面でクッション言葉を使えばよいのでしょうか。

【実践編】知らないと損するクッション言葉

それでは、実際のビジネスシーンで使えるクッション言葉の活用集をご紹介していきます。

断るときに使える【クッション言葉】+≪理由≫

クッション言葉の後に理由を説明して相手に断ることで、こちらの誠意が伝わり、断った後にも良好な関係を築けます。

(例)【大変残念ですが】、どうしても≪スケジュールの都合がつかず≫お受けできません。

(例)【あいにく】の≪雨天のため≫、本日は中止といたします。

(例)【大変申し上げにくいのですが】、≪現在商品が欠品しているため≫性能が同じ別の商品で対応していただくことは可能でしょうか。

(例)【貴社のご要望に何とかお答えできないかと検討しましたが】≪予算的に≫お受けするのが難しい状態です。

意見打診やお願いをしたいときに使える≪状況≫+【クッション言葉】

先に状況を伝えた後にクッション言葉を使うことで、お願いや意見の重要性を伝えると共に、こちらの謙虚さを示せるので相手を不快な気分にさせません。

(例)≪現在の業務内容のままでは、プロジェクトに支障をきたしかねません。≫【大変恐縮ですが】、ご検討いただけないでしょうか。

(例)≪〇月に請求しておりました、△△の入金が確認できておりません。≫【何かの手違いとは存じますが】、ご確認いただけないでしょうか。

(例)≪商品を確認したところ、動作に問題がありました。≫【大変恐れ入りますが】、早急に代替品の送付をお願いいたします。

会話にも使えるクッション言葉で仕事がデキる男になる!

それは改まった場所や目上の相手へだけではなく、同僚や後輩との通常の会話にさらりと取り入れるだけで、紳士度を上げてくれる言葉でもあります。

仕事をお願いするときに使える【クッション言葉】+≪依頼内容≫

急ぎの仕事をお願いしたい時
例)【忙しいところ申し訳ないんだけど】、≪こちらの作業を先にお願いしてもいいかな?≫
例)【作業の手を止めてしまって申し訳ないんだけど】、≪急遽打ち合わせに参加してもらってもいい?≫
など、相手が今やっている作業を一度労う気持ちを表明することで、ただ依頼するのに比べ、相手がその後のお願いを気持ちよく受けてくれる確率が高まります。

まとめ

たとえメールでも、やりとりする相手は感情をもった人間だということを忘れずに、お断りやお願いの文章を送るときには一言添えるのを忘れないようにしましょう。

また、普段からメール以外でもクッション言葉を使った会話を心がけることで、周りに「余裕をもった思いやりのある人=一緒に仕事がしたいデキる男」とイメージ付けられるはずです。ぜひ、試してみてください!

  • Bluebook編集部
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