社会人になってから、社内でメールを使用する機会が増えていきます。メールのマナーを知っていると、取引先や上司・先輩からも一目置かれた存在となるかもしれません。私の場合、最初はマナーを全く知りませんでしたが、色んな人を参考に知識を得ていきました。
社内の場合、少々マナーを知らなくても愛嬌で乗り切ってしまいましょう！しかし、取引先などの社外との交流のある方はこれを機にマナーを学んでおいた方が良さそうです。
それではメールのマナーについて述べていきたいと思います。
上司に対する敬称
○○様や○○殿などが思い浮かぶと思います。因みに様は名前、殿は役職に付けることが本来の使い方です。
つまり、「斎藤係長様」の様な使い方は間違っていると言えます。そもそも役職自体が敬称にもなっているので、様を付けると二重敬称になってしまうのです。
この場合は、「斎藤係長殿」や「○○部長 斎藤様」とすることが正しい使い方と言えます。しかし、「斎藤様」「斎藤さん」の方が一般的だと言えます。
複数の人に送信する場合は、○○各位と送るようにしましょう。時々見かけますが、○○各位様とするとやはり二重敬称になるので注意が必要です。
タイトルは詳細、本文は短く
基本的にある程度の役職の方は忙しい場合が多いので、メールを開かずに伝わるように心がけることが一番です。
もしも難しい場合には、本文は長々と書くのではなく極力簡潔に書くようにしましょう。比較的重要な事項の場合は、タイトルに記号【】や＜＞を使って目をひくようにすると喜ばれると思います。
書き出し
よく「お疲れ様です。」から入る場合があります。決して間違った使い方ではないのですが、最近ではよく使われるようになりました。
何度も送る相手の場合には省略しても問題はありませんし、間違っても「ご苦労様です。」は使わないようにしましょう。ご苦労様というのは、本来上司が部下に使う言葉なので、使うと失礼にあたってしまいます。
何ならタイトルだけで全て伝わるか、あるいはほぼ完結させるぐらいの気持ちで書くように心がけましょう。
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