最近の新入社員の方には、固定電話で話をしたことがないという方も増えてきているのではないでしょうか。
私自身、新卒時代の最初のころは電話を受けるだけで緊張していました。電話の音がちょっとした恐怖にも感じていたほどです。しかし経験を重ねると、さほど難しいことではありませんし、逆にかかってきてほしいと思うようになるほどでした。
今回は、そんな電話を受けるときのマナーについて基本的なお話をさせて頂きたいと思います。
すぐに出られない場合の応対の仕方
基本的には3コールまでに出られない場合は「お待たせ致しました。」を先頭に持ってくるようにしましょう。これはよく新人教育を行っているような企業でもそう教えられるはずです。
3コールの理由は、時間にして大体10秒程度だからです。10秒を超えると人間が待たされている、と感じるそうなのです。
声は明るくはっきりと
お客様や取引先の方になるべく悪い印象を与えないためにも、明るくハキハキした口調で話すように心がけましょう。
ボソボソ聞き取り難い声で喋ることは、悪い印象を与えるデメリットしかありません。
要件・お名前はメモを取る
相手のお名前、用件は必ずメモを取るようにしましょう。
そして担当者に告げる時は、きちっと引き継ぎするように心がける必要があります。よく再度一から説明しない状況がありますが、なるべくそういったことは避けましょう。
相手が名前を言わなかった時には、こちらから確認を取るようにすることが大切です。その時は最初に「失礼致しますが、」や「恐縮ございますが、」を付けてから「お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」です。
お待たせする時は保留音にする
相手を待たせる時には必ず保留音にしましょう。
というのも、電話越しに「○○さん、○○さんからお電話です。」などやり取りを聞かれてしまいます。
それだけならまだ良いのですが、相手方にあまり聞かれたくない様なことを言ってしまった場合、これまでせっかく良い対応をしていても全て水の泡になってしまいます。
まとめ
電話を受ける際の基本的なことをまとめました。最初はこれらを意識すると、少しぎこちない対応になるかもしれません。しかし、何度も経験を重ねるうちにこれらが自然体となってきます。
ある程度注意していれば、よっぽどのことがない限り相手を不快にさせるほどの失礼な行為はないと思います。
それに失礼に気がつけば謝れば良いのですから、堂々と胸を張って挑むようにしたいものです。
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