仕事において、報告書や稟議書など、文書を作成する機会はたくさんあります。そこで自分の考えを正確に相手に伝えることはなかなか難しいものです。

が、論理的に書くことと、読まれやすい文を書くことはちょっと違います。

双方とも訓練によって上達しますが、後者は、ちょっとした工夫で、読みやすいようにすることができます。それをご紹介します。

箇条書きを上手に使う

「昨日、Ｓ課長と私で○○精機を訪問、10時から12時までＡ専務に応対していただき、新商品の加工方法について打ち合わせし…」

こういうだらだらした文は、箇条書きにすることで、簡潔にまとめることができますね。

• 日時：　　　○○年△月□日
• 訪問者：　　Ｓ課長、あなたの名前
• 時間：　　　10時から12時
• 内容：　　　

結論を先にする

出張などの報告書とは、ほとんどの場合は上司に見てもらうためのものです。
忙しい中、パッと中身を把握していただくには、結論を先に書きましょう。

句読点の位置に注意する

これは日本語を書く上でとても大切です。正確には「、」＝読点ですが、次は読みやすい文です。

「加工の工程について打ち合わせした結果、天候によって、旋盤の座標をどう調整すべきかという点で意見が分かれた」
 

次に、読みにくい文を例示します。

「加工の、工程について、打ち合わせした結果、天候によって、旋盤の、座標を、どう、調整すべきかという点で、意見が、分かれた」

読点が多すぎます。
 

「加工の工程について打ち合わせした結果天候によって旋盤の座標をどう調整すべきかという点で意見が分かれた」

読点がないので、何度か読まないと意味が分かりにくいです。
 

「加工の、工程について打ち合わせ、した結果天候によって旋盤の座標をどう、調整すべきかという点で意見が分かれた」

読点の位置が適切ではありません。
 

読点の位置だけで、文章の読みやすさは劇的に変化します。その要領は是非ともマスターしておきたいですね。