営業職の方はもちろん、営業職以外の方も電話のマナーの基本を再確認しましょう。
電話では直接会って話すのとは違い、表情が見えないためいつもよりさらに丁寧で適切な言葉遣いが求められます。
そのため、電話でのやりとりを何となく苦手に感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回はビジネスの基本、電話のマナーを二回に分けて紹介していこうと思います。
 

電話を掛けるときの手順

1. 会社名・氏名を名乗る

明るく、はっきりした声で名乗るのが大事です。
笑顔で話すと声も大きく生き生きしますので、電話が苦手な方は無理にでも笑顔を作ってみると良いかもしれません。

2. 挨拶をする

ビジネス挨拶の基本の「いつもお世話になっております」や「お世話になります」は必須ですね。
夜遅い時間帯の場合は「夜分遅くに恐れいります」などと言えるとスマートですね。
また朝早い時間の場合は「おはようございます」と言うのも爽やかで好印象かと思います。

3. 取り次いでほしい相手の部署名と氏名を伝える

「○○部の本田課長はいらっしゃいますでしょうか？」
役職が無い場合は本田様になりますね。

4. 相手が出たら、再度自分の社名・氏名を名乗り、挨拶もする

5. 相手の都合を確かめて（「お時間よろしいでしょうか等」）、簡潔に用件を述べる

相手に良い印象を与えるためには、ダラダラと話さず、簡潔にわかりやすく用件を伝えることが大事です。
そのため、

電話の目的を最初に伝えることをおすすめします。

あらかじめ用件をまとめたメモを取っておくなど、言いたいことをスムーズに伝える工夫をしておきましょう。

6. 用件を話し終わったら、「失礼します」と電話を切る

このとき、「失礼します」の前に、

会話の内容を再確認したり、「本日はお忙しいところありがとうございました」などと付け加えると好印象です。

電話はかけた方が切るのが基本ですが、相手がお客様の場合には相手が切ったのを確認してから切るようにしましょう。
切るときは静かにそっと切るようにしましょう。
くれぐれもガチャッ！と大きな音を立てて切らないように。
そのガチャッ！は聞かれている可能性が高いですよ。
印象は最悪です。

 

相手が不在の場合は？

取り次いでほしい相手が不在の場合は、相手の戻る予定の時間を尋ね、
「改めてご連絡させて頂きます。ありがとうございました。」
といったん電話を切り、もう一度電話をかけ直すようにしましょう。

トラブルなど早急に連絡が取りたい場合などを除いて、自分がお願いするような用件の場合は基本的にかけた側がかけ直すのがマナーです。

親しい間柄などの場合は、先方に折り返してもらうのも良いと思います。
 

声のトーンが重要

電話では顔が見えないため、声の表情がとても重要になってきます。
電話を通すと自分が想像しているよりも相手にはずっと暗いトーンに感じられます。
それだけで印象はだいぶ悪くなってしまうこともありますので注意です。

普段よりも明るい声のトーンで、はっきりとしゃべるように心がけましょう。

前述のとおり、笑顔を作るというのも効果的です。

 

相手も自分も限られた時間の中で仕事をしていることを忘れず、電話はできるだけ簡潔に。
そして相手が貴重な時間を割いてくれていることに対する感謝の気持ちを忘れないようにしたいです。
また、朝早くや帰宅間際、昼ごはん時など、相手にとって迷惑になるような時間帯は避けてかけるようにしましょう。

以上、今日は電話のかけ方について紹介させて頂きました。
基本的なことですが、基本がしっかり出来てこそ紳士です。
電話の受け方についても次回以降、紹介させていただきます。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。