社会人になってから、社内でメールを使用する機会が増えていきます。メールのマナーを知っていると、取引先や上司・先輩からも一目置かれた存在となるかもしれません。私の場合、最初はマナーを全く知りませんでしたが、色んな人を参考に知識を得ていきました。

社内の場合、少々マナーを知らなくても愛嬌で乗り切ってしまいましょう！しかし、取引先などの社外との交流のある方はこれを機にマナーを学んでおいた方が良さそうです。

それではメールのマナーについて述べていきたいと思います。

上司に対する敬称

○○様や○○殿などが思い浮かぶと思います。因みに様は名前、殿は役職に付けることが本来の使い方です。

つまり、「斎藤係長様」の様な使い方は間違っていると言えます。そもそも役職自体が敬称にもなっているので、様を付けると二重敬称になってしまうのです。

この場合は、「斎藤係長殿」や「○○部長　斎藤様」とすることが正しい使い方と言えます。しかし、「斎藤様」「斎藤さん」の方が一般的だと言えます。

複数の人に送信する場合は、○○各位と送るようにしましょう。時々見かけますが、○○各位様とするとやはり二重敬称になるので注意が必要です。

タイトルは詳細、本文は短く

基本的にある程度の役職の方は忙しい場合が多いので、メールを開かずに伝わるように心がけることが一番です。

もしも難しい場合には、本文は長々と書くのではなく極力簡潔に書くようにしましょう。比較的重要な事項の場合は、タイトルに記号【】や＜＞を使って目をひくようにすると喜ばれると思います。

書き出し

よく「お疲れ様です。」から入る場合があります。決して間違った使い方ではないのですが、最近ではよく使われるようになりました。

何度も送る相手の場合には省略しても問題はありませんし、間違っても「ご苦労様です。」は使わないようにしましょう。ご苦労様というのは、本来上司が部下に使う言葉なので、使うと失礼にあたってしまいます。